Soluciones para tu negocio
Gestor de documentos. Diseño web personalizado.
El gestor de documenots, o administrador de archivos es una solución ditigal para tu empresa o negocio, que archiva y comparte archivos a través de internet o bien en tu red.
Sube toda clase de documentos en tu página web.
- Subida de archivos
- Gestión de usuarios
- Permisos a carpetas
- Tipos de documentos
- Descarga de documentos
- Seguimiento de descargas
- Notificación por email
Sube tus documentos desde la página web o desde el administrador, de una manera rápida y cómoda, podrás arrastrar el archivo a la carpeta asignada.
Mejora el rendimiento en tu empresa, dando acceso a los archivos que quieres mostrar en tu página web, esta zona podrá ser pública o privada.
El almacenamiento de estos documentos estará en tu propio espacio del servidor que genera copias de seguridad diarias.
El gestor de documentos esta pensado para evitar que diariamente tengas que realizar gestiones con tu documentación, el cliente podrá acceder a tus documentos siempre que quiera y evitando mandar email siempre que quieran disponer de los archivos.
Si trabajas con informes, albaranes, facturas, fotos u otros documentos que otros usuarios tienen que tener acceso es la mejor solución para ti.
Qué es un gestor de documentos.
Un gestor de documentos, es un sistema donde se almacena, gestiona y se visualiza documentos electrónicos, imágenes u otro tipo de archivos que bien han sido creados electrónicamente o bien han sido escaneados.
Subida de archivos
Arrastra o abre los documentos desde tu ordenador, elige en que carpeta quieres colar el documento, personaliza los permisos de este documento, genera etiquetas para una búsqueda cómoda y gestiona las configuraciones del documento.
Estas configuraciones pueden personalizarse para todos los documentos de una misma carpeta.
Gestión de usuarios.
El gestor documental permite crear una estructura de grupos de usuarios para que accedan a determinadas carpetas o documentos, de tal manera que un usuario puede acceder a los documentos o carpetas que se asignen.
Un ejemplo frecuente en una empresa, es el usuario de gerencia y el usuario de administración o contabilidad, este primero puede acceder a todo y el segundo solo a la documentación que tenga relación con su área.
Podremos crear la gestión de usuarios que la empresa necesite, adaptando los usuarios según el tipo de negocio.
Permisos de carpetas
El gestor documental puede ser público o privado, creando un área de acceso único para ciertos usuarios o bien dejar que cualquier usuario que acceda a nuestra página web pueda visualizar y descargar nuestros documentos.
Internamente si decidimos que el gestor documental sea privado, daremos permisos a las carpetas según el grupo de usuario que se determine.
Por ejemplo, tenemos 10 clientes que tienen acceso a nuestra área privada, pero cada uno puede ver una carpeta en concreto, carpeta 1 para el grupo 1, carpeta 2 para el grupo 2… Estos accesos restringidos los gestionamos a través de diferentes permisos.
Tipos de documentos
No todos los documentos tienen la misma extensión, podemos encontrarnos con txt, documentos Word, pdf, audios, videos…
Nuestro gestor de documentos maneja muchos tipos de documentos, consúltanos y te asesoraremos.
¿Cuáles son las extensiones de documentos de texto?
- De texto: txt, doc, docx, etc.
- De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
- De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
- De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
- De audio: mp3, wav, wma, etc.
- De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
- De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
Descarga de documentos.
El gestor documental es una herramienta intuitiva, por lo que permite la descarga de documentos de diferentes maneras, una vez que tengamos a la vista el documento mostrará un botón de descarga en la página web, que descargará el archivo en el dispositivo.
Además de la descarga habitual, cuenta con un enlace propio que se puede enviar directamente para su descarga sin necesidad de entrar en la propia web.
Si no queremos descargar el documentos, podemos configurar nuestro gestor documental con vista previa para mostrar el documentos desde la página web.
Seguimiento de descargas
Podremos ver la trazabilidad del documento, realizar el seguimiento de descarga desde nuestro administrador.
Notificaciones por email
Para tener un control y seguridad de quien ha descargado, eliminado, editado o añadido un documento podremos recibir la notificación al email asignado.
Una solución digital fácil y cómoda que mejora el rendimiento en nuestro trabajo.
Desde Creo Tu Página esperamos que este artículo te haya servido para conocer la importancia de potenciar tu negocio online y alcanzar así el éxito en tus ventas. Si tienes alguna duda, contacta con nosotros.